Integração entre Simade e e-DOC automatiza emissão e permite envio por e-mail na rede estadual

A rede estadual de ensino de Minas Gerais implementou uma atualização no processo de emissão, assinatura e entrega do Histórico Escolar dos estudantes, que agora conta com assinatura digital autenticada pela plataforma gov.br. A nova ferramenta já está em funcionamento e integra o Sistema Mineiro de Administração Escolar (Simade) ao e-DOC — sistemas voltados à gestão, ao arquivamento e à validação de documentos da comunidade escolar.

Com a mudança, a secretaria da escola solicita o documento através do Simade e o transfere para o e-DOC. Na plataforma, os servidores autorizados realizam a assinatura digital com a validação do gov.br. O novo fluxo elimina a obrigação de impressão, assinaturas físicas e o deslocamento dos alunos até a escola para a retirada, permitindo o envio do arquivo diretamente para o e-mail do estudante.

O superintendente de Sistemas, Dados e Avaliação da SEE/MG, Lucas Araújo, ressalta a relevância do documento na trajetória dos alunos:

“É a comprovação de que ele já se formou, quando ele concluiu as etapas e as notas e frequência em todas as matérias. A assinatura via gov.br no histórico escolar representa um grande avanço, pois agora temos a possibilidade de fazer esse documento digital e assinado”.

Otimização dos processos administrativos

A transição para o modelo digital confere maior celeridade à rotina das instituições de ensino. Profissionais como diretores, vice-diretores, secretários e assistentes técnicos de Educação Básica (ATB) estão aptos a assinar os documentos virtualmente, desde que possuam os perfis validados no sistema.

Jacqueline Ribeiro, scrum master do e-Doc, detalha o funcionamento da ferramenta:

“É importante ressaltar que esses perfis são habilitados de forma automatizada via integração com o Simade. Esta solução contribuiu para que a entrega correspondesse à expectativa da SEE, gerando valor efetivo para os envolvidos”.

Marlon dos Santos, assessor de Tecnologia da Informação na Prodemge, aponta que o formato digital desburocratiza o fluxo de trabalho:

“Antes, a emissão do Histórico dependia do documento físico e da presença dos responsáveis pela assinatura. Agora, o fluxo pode ser concluído de forma digital, inclusive quando os assinantes não estão na escola”.

Organização e outros documentos disponíveis

O Histórico Escolar compila dados cruciais sobre o percurso acadêmico do cidadão, sendo exigido em inscrições de concursos públicos, comprovações de escolaridade e ingressos em faculdades ou novas escolas.

Além dele, a plataforma e-DOC — estruturada pela Gerência de Sistemas Administrativos e de Apoio da Educação (GEA) — já gerencia de forma digital a emissão de:

• Declarações de Escolaridade;

• Declarações de Conclusão;

• Declarações de Transferência;

• Fichas Individuais dos alunos.

O sistema também centraliza as informações em pastas digitais específicas. A Pasta do Aluno reúne todo o histórico e arquivos assinados, facilitando o download e o envio eletrônico. Já a Pasta da Escola serve para concentrar dados institucionais, atos autorizativos e os documentos administrativos da unidade de ensino.